Termini del servizio

1. Introduzione

IKIbrain (“il Servizio”) è una piattaforma che offre un servizio di chatbot basato su intelligenza artificiale, sviluppata e gestita da IKIweb Internet Media s.r.l. (di seguito “IKIweb”, “la Società”, “noi” o “nostro”), con sede legale in Via Varzi 6 a Busto Arsizio (VA) — P.IVA 02848390122.

I presenti Termini del servizio (“Termini”) regolano l'accesso e l'utilizzo del sito web ikibrain.ai, della piattaforma applicativa app.ikibrain.ai, del widget conversazionale (integrato nel presente sito o nei siti e nelle applicazioni dei Clienti), delle chat standalone accessibili mediante QR code o link diretto e di qualsiasi servizio correlato.

Utilizzando il Servizio, l'utente dichiara di aver letto, compreso e accettato integralmente i presenti Termini e la nostra Privacy Policy. In caso di disaccordo, l'utente è tenuto a non utilizzare il Servizio.

I presenti Termini si applicano a:

• tutti i visitatori del sito, del widget e delle chat standalone
• gli utenti registrati sulla piattaforma
• i Clienti che hanno sottoscritto un contratto per l'utilizzo del Servizio

2. Descrizione del Servizio

IKIbrain consente agli utenti di creare e configurare chatbot basati su intelligenza artificiale, addestrati sui contenuti forniti dall'utente (pagine web, documenti, FAQ, testi), da integrare nei propri siti web tramite un widget JavaScript o una pagina chat autonoma.

Il Servizio include, a seconda del piano sottoscritto:

• Creazione e gestione di uno o più chatbot
• Personalizzazione grafica e comportamentale
• Base di conoscenza personalizzabile (pagine web, documenti, snippet, FAQ)
• Widget integrabile e pagina chat standalone
• Supporto multilingua
• Dashboard analytics e storico conversazioni

3. Registrazione e account

Per utilizzare il Servizio è necessario sottoscrivere un contratto. Dopo aver sottoscritto il contratto, IKIweb fornirà all'utente le credenziali riservate per accedere al proprio account. L'utente è responsabile della riservatezza delle proprie credenziali di accesso e di tutte le attività che si verificano sotto il proprio account.

L'utente si impegna a:

• Fornire informazioni veritiere e mantenerle aggiornate
• Proteggere la riservatezza della propria password
• Proteggere al meglio i propri accessi attivando, se lo ritiene necessario, il sistema 2FA
• Notificarci immediatamente qualsiasi accesso non autorizzato al proprio account
• Non condividere le credenziali di accesso con terzi

Il Servizio è destinato esclusivamente a professionisti, imprese e persone giuridiche (“Clienti”) che agiscono nell'ambito della propria attività professionale o imprenditoriale. L'utente dichiara di essere maggiorenne e di non agire in qualità di consumatore ai sensi del D.Lgs. 206/2005.

Ogni riferimento all'“utente” nei presenti Termini si intende riferito al Cliente e alle persone fisiche che accedono al Servizio per suo conto, delle cui azioni il Cliente risponde.

4. Piani, abbonamenti e pagamenti

4.1 Piani di abbonamento

Il Servizio è offerto attraverso diversi piani di abbonamento, ciascuno con funzionalità, limiti di utilizzo e prezzi specifici, come indicato nella pagina Prezzi.

4.2 Fatturazione e rinnovo

Gli abbonamenti si rinnovano automaticamente con cadenza mensile o annuale, a seconda della modalità prevista al momento della sottoscrizione, salvo disdetta recapitata almeno 30 giorni prima della scadenza del periodo in corso.

Ciascun periodo di abbonamento (mensile o annuale) viene fatturato in via anticipata, all'inizio del periodo di riferimento.

4.3 Metodi di pagamento

Il pagamento può essere effettuato mediante bonifico bancario, PayPal o altri strumenti elettronici eventualmente previsti in sede contrattuale. L'utente dichiara di avere il diritto legale di utilizzare il metodo di pagamento fornito e che le informazioni sono veritiere e complete.

4.4 Modifiche ai prezzi

La Società si riserva il diritto di modificare i prezzi degli abbonamenti. Qualsiasi variazione sarà comunicata all'utente con un preavviso di almeno 30 giorni tramite email o notifica sulla piattaforma.

Le nuove condizioni economiche si applicano a partire dal primo rinnovo successivo al termine del periodo di preavviso. Qualora l'utente non intenda accettare le nuove condizioni, potrà recedere dal contratto senza penali entro la data di decorrenza della variazione, dandone comunicazione secondo le modalità previste dall'art. 16.3.

In assenza di recesso entro il termine indicato, le nuove condizioni economiche si intendono accettate dall'utente.

4.5 Rimborsi e crediti

I pagamenti effettuati non sono rimborsabili. In caso di recesso, il Servizio resta attivo fino al termine del periodo di fatturazione già corrisposto, senza generare ulteriori addebiti.

Qualora il Servizio risulti non disponibile per cause imputabili alla Società per un periodo continuativo superiore a 72 ore, l'utente potrà richiedere un credito proporzionale al periodo di indisponibilità, da utilizzare a compensazione del canone successivo. La richiesta dovrà essere inoltrata entro 15 giorni dal ripristino del Servizio.

4.6 Mancato pagamento

In caso di mancato pagamento alla scadenza, la Società concederà un periodo di grazia di 15 giorni, durante il quale il Servizio resterà attivo. Trascorso tale periodo senza che il pagamento sia stato regolarizzato, la Società potrà sospendere l'accesso al Servizio fino al saldo del dovuto.

Decorsi ulteriori 30 giorni dalla sospensione senza regolarizzazione, la Società potrà risolvere il contratto ai sensi dell'art. 16. In caso di ritardato pagamento, la Società si riserva il diritto di applicare gli interessi di mora nella misura prevista dal D.Lgs. 231/2002.

5. Utilizzo corretto del Servizio (Fair Use)

Ci impegniamo a fornire un servizio di alta qualità a tutti gli utenti. Ci aspettiamo che il Servizio venga utilizzato in modo ragionevole e conforme ai limiti previsti dal piano sottoscritto.

In caso di utilizzo che ecceda significativamente e in modo sistematico i limiti del piano (numero di messaggi, sorgenti, storage), ci riserviamo il diritto di:

• Contattare l'utente per suggerire un piano più adeguato
• Limitare temporaneamente l'accesso al Servizio
• Sospendere l'account in caso di abuso reiterato

Il monitoraggio dell'utilizzo è effettuato in modo automatizzato per garantire la qualità del Servizio.

6. Usi vietati

L'utente si impegna a non utilizzare il Servizio per:

• Violare leggi o regolamenti nazionali o internazionali applicabili
• Sfruttare, danneggiare o esporre minori a contenuti inappropriati
• Trasmettere materiale pubblicitario non richiesto, spam o catene di messaggi
• Impersonare altri soggetti o dichiarare falsamente un'affiliazione
• Caricare o addestrare il chatbot con contenuti illegali, offensivi, diffamatori, discriminatori, pornografici, legati al gioco d'azzardo o alle scommesse, o che violino diritti di terzi
• Generare o diffondere informazioni false, fuorvianti o dannose tramite il chatbot
• Caricare nella knowledge base o raccogliere tramite il chatbot, in modo sistematico, categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR (es. dati relativi alla salute, convinzioni religiose, opinioni politiche, orientamento sessuale, dati biometrici), salvo preventivo accordo scritto con la Società
• Utilizzare sistemi automatizzati (bot, spider, scraper) per accedere al Servizio senza autorizzazione scritta
• Tentare di accedere in modo non autorizzato a sistemi, reti o dati della Società
• Introdurre virus, malware o altro codice malevolo
• Interferire con il corretto funzionamento del Servizio o sovraccaricare deliberatamente l'infrastruttura
• Rivendere, sublicenziare o ridistribuire il Servizio senza autorizzazione scritta
• Decompilare, disassemblare, effettuare reverse engineering o tentare in altro modo di ricavare il codice sorgente, gli algoritmi o la struttura del Servizio, salvo nei limiti in cui ciò sia espressamente consentito dalla legge applicabile

L'elenco di cui sopra ha carattere esemplificativo e non esaustivo. La Società si riserva il diritto di valutare qualsiasi utilizzo del Servizio non espressamente previsto e di adottare le misure di cui all'art. 16.

7. Contenuti dell'utente

7.1 Proprietà dei contenuti

Il Cliente mantiene la piena titolarità dei contenuti caricati sulla piattaforma (documenti, testi, FAQ, pagine web). Il Cliente garantisce di avere tutti i diritti necessari per utilizzare tali contenuti e per autorizzarne l'elaborazione da parte del Servizio.

7.2 Licenza d'uso

Caricando contenuti sulla piattaforma, il Cliente concede alla Società una licenza non esclusiva, mondiale e limitata nel tempo alla durata dell'abbonamento, al solo fine di erogare il Servizio (indicizzazione, elaborazione AI, generazione di risposte). Tale licenza si estende al periodo di conservazione dei dati successivo alla cessazione dell'account di cui all'art. 16.4, limitatamente alle operazioni di conservazione ed esportazione.

In nessun caso la Società utilizzerà i contenuti del Cliente per finalità diverse dall'erogazione del Servizio. In particolare, i contenuti non saranno utilizzati per l'addestramento di modelli di intelligenza artificiale, propri o di terzi, né ceduti, venduti o resi accessibili a soggetti terzi, fatta eccezione per i fornitori di cui all'art. 11, nella misura strettamente necessaria all'erogazione del Servizio. La Società tratta i contenuti del Cliente come informazioni riservate.

7.3 Risposte generate dall'AI

Le risposte generate dal chatbot sono prodotte da modelli di intelligenza artificiale sulla base dei contenuti forniti dall'utente. In ragione delle caratteristiche intrinseche dei sistemi di intelligenza artificiale, la Società non può garantire l'accuratezza, la completezza o l'adeguatezza di tali risposte. Il Cliente riconosce e accetta che le risposte generate dall'intelligenza artificiale possono contenere errori, imprecisioni, omissioni o informazioni non aggiornate, e che l'affidamento su tali risposte avviene sotto la propria esclusiva responsabilità. L'utente è responsabile della verifica e della supervisione delle risposte fornite dal proprio chatbot ai visitatori, avvisando tempestivamente la Società qualora rilevi anomalie o comportamenti inadeguati da parte del chatbot, affinché la Società possa effettuare le opportune verifiche.

7.4 Obblighi di trasparenza

Il Servizio include un avviso integrato nell'interfaccia del chatbot che informa i visitatori della natura artificiale dell'interlocutore. L'utente si impegna a non rimuovere, nascondere o alterare tale avviso.

Indipendentemente dall'avviso di cui sopra, l'utente è tenuto a indicare chiaramente sul proprio sito web, in prossimità del chatbot o nella propria informativa, che le risposte sono generate da un sistema di intelligenza artificiale e non da un operatore umano, in conformità con gli obblighi di trasparenza previsti dal Regolamento UE 2024/1689 (AI Act, art. 50).

Qualora l'utente utilizzi il chatbot in ambiti che comportino la fornitura di informazioni di natura medica, legale, finanziaria o comunque specialistica, è tenuto a inserire un'avvertenza ben visibile che specifichi che le risposte del chatbot hanno carattere meramente informativo e non sostituiscono in alcun modo il parere di un professionista qualificato. La mancata apposizione di tali avvertenze costituisce violazione dei presenti Termini e può comportare l'applicazione delle misure di cui all'art. 16.

8. Proprietà intellettuale

Il Servizio, inclusi software, codice, interfaccia, design, marchi, logo e documentazione, è di proprietà esclusiva della Società o dei suoi licenzianti ed è protetto dalle leggi italiane, europee e internazionali sulla proprietà intellettuale.

Il marchio “IKIbrain” e il logo associato non possono essere utilizzati senza il consenso scritto della Società.

L'utente non acquisisce alcun diritto di proprietà intellettuale sul Servizio in virtù dell'utilizzo dello stesso.

9. Violazione del diritto d'autore

La Società rispetta i diritti di proprietà intellettuale altrui. Se un titolare di diritti ritiene che un contenuto presente sulla piattaforma violi i propri diritti d'autore, può inviarci una segnalazione all'indirizzo info@ikiweb.it indicando:

• Identificazione dell'opera protetta
• Indicazione del contenuto presuntamente in violazione e la sua posizione sulla piattaforma
• Dati di contatto del segnalante
• Dichiarazione di buona fede che l'uso contestato non è autorizzato

Segnalazioni in mala fede possono comportare responsabilità per danni.

10. Comunicazioni

Sottoscrivendo il contratto di fornitura del Servizio, l'utente acconsente a ricevere comunicazioni da parte nostra relative al Servizio (notifiche tecniche, aggiornamenti, comunicazioni di sicurezza).

L'utente può inoltre ricevere comunicazioni di carattere commerciale o promozionale, dalle quali potrà disiscriversi in qualsiasi momento tramite l'apposito link presente in ogni comunicazione o contattandoci all'indirizzo info@ikiweb.it.

11. Servizi e link di terze parti

Il Servizio può contenere link a siti o servizi di terze parti. La Società non ha alcun controllo su tali siti e non si assume alcuna responsabilità per i loro contenuti, politiche sulla privacy o pratiche.

Il Servizio si avvale di fornitori terzi per l'elaborazione AI (modelli linguistici), la scansione OCR di documenti ed immagini, l'hosting e l'elaborazione dei pagamenti. L'utente riconosce che l'erogazione del Servizio dipende dalla disponibilità e dal funzionamento di tali servizi di terze parti e che IKIweb non potrà essere in nessun modo considerata responsabile qualora il Servizio non sia disponibile o pienamente funzionante a causa del disservizio legato ad uno o più dei propri fornitori.

12. Feedback

L'utente può fornire suggerimenti, idee o segnalazioni (“Feedback”). L'utente riconosce che il Feedback non è confidenziale e concede alla Società il diritto di utilizzare, modificare e incorporare il Feedback nel Servizio senza alcun obbligo di compenso o attribuzione.

13. Esclusione di garanzie

Nei limiti consentiti dalla legge applicabile, il Servizio è fornito “così com'è” (“as is”) e “come disponibile” (“as available”), senza garanzie di alcun tipo, esplicite o implicite, ivi incluse, a titolo esemplificativo, garanzie di commerciabilità, idoneità a uno scopo particolare o non violazione di diritti di terzi.

In particolare, la Società non garantisce che:

• Il Servizio sia ininterrotto, privo di errori o sicuro al 100%
• Le risposte generate dall'AI siano accurate, complete o adatte a scopi specifici
• Il Servizio soddisfi le aspettative specifiche dell'utente
• Eventuali difetti vengano corretti entro tempi determinati

L'utente utilizza il Servizio a proprio rischio e sotto la propria responsabilità. Resta salva l'applicazione delle garanzie inderogabili previste dalla legge italiana.

14. Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge applicabile, la Società non sarà responsabile per danni indiretti, incidentali, speciali, consequenziali o punitivi, inclusi, a titolo esemplificativo, perdita di profitti, dati, opportunità commerciali o avviamento, derivanti dall'utilizzo o dall'impossibilità di utilizzare il Servizio.

In ogni caso, la responsabilità complessiva della Società nei confronti dell'utente non potrà eccedere l'importo effettivamente corrisposto dall'utente per il Servizio nei 12 mesi precedenti l'evento che ha dato origine alla responsabilità.

Le limitazioni di cui al presente articolo non si applicano in caso di dolo o colpa grave della Società, né nei casi in cui la legge applicabile non ne consenta l'esclusione o la limitazione (art. 1229 c.c.).

15. Indennizzo

L'utente si impegna a tenere indenne la Società, i suoi amministratori, dipendenti e collaboratori da qualsiasi pretesa, danno, costo o spesa (incluse le spese legali) derivanti da:

• Violazione dei presenti Termini da parte dell'utente
• Contenuti caricati dall'utente sulla piattaforma
• Uso improprio del Servizio
• Violazione di diritti di terzi

16. Sospensione e risoluzione

16.1 Sospensione immediata

La Società si riserva il diritto di sospendere o risolvere immediatamente l'account dell'utente, senza preavviso, in caso di:

• Uso fraudolento o abusivo del Servizio
• Violazione grave dei presenti Termini, inclusi gli usi vietati di cui all'art. 6
• Richiesta da parte di autorità giudiziarie o amministrative competenti
• Condotta che metta a rischio la sicurezza, l'integrità o la disponibilità del Servizio o dei dati di altri utenti

16.2 Sospensione con preavviso

In caso di violazioni sanabili, la Società notificherà all'utente la contestazione, concedendo un termine di 15 giorni per porre rimedio. Costituiscono violazioni sanabili, a titolo esemplificativo:

• Superamento costante delle soglie di utilizzo previste dal piano sottoscritto
• Mancato pagamento, secondo le modalità e i termini previsti dall'art. 4.6
• Altre violazioni dei presenti Termini che non rientrino tra le ipotesi di cui all'art. 16.1

Qualora l'utente non provveda a sanare la violazione entro il termine concesso, la Società potrà procedere alla sospensione e, successivamente, alla risoluzione del contratto.

16.3 Recesso dell'utente

L'utente può recedere dal contratto in qualsiasi momento dandone comunicazione tramite richiesta scritta all'indirizzo email info@ikiweb.it, nel rispetto del preavviso di 30 giorni di cui all'art. 4.2. Il recesso ha effetto al termine del periodo di fatturazione in corso. Qualora la comunicazione pervenga a meno di 30 giorni dalla scadenza, il recesso avrà effetto al termine del periodo di fatturazione successivo. Restano fermi i casi di recesso senza penali di cui agli artt. 4.4, 18 e 19, ai quali non si applicano il preavviso e il differimento di cui sopra.

16.4 Effetti della cessazione

Alla cessazione dell'account, per qualsiasi causa, i dati dell'utente saranno conservati per un periodo di 60 giorni, durante il quale l'utente potrà richiederne l'esportazione, fatti salvi i periodi di conservazione più brevi eventualmente concordati per i dati delle conversazioni. Trascorso tale periodo, i dati saranno eliminati in modo definitivo, fatte salve le eventuali obbligazioni di conservazione previste dalla legge.

17. Modifiche al Servizio

Ci riserviamo il diritto di modificare, sospendere o interrompere qualsiasi aspetto del Servizio in qualsiasi momento, con o senza preavviso. Non saremo responsabili nei confronti dell'utente qualora il Servizio, in tutto o in parte, risulti non disponibile per qualsiasi periodo, fermo restando quanto previsto dall'art. 4.5.

18. Modifiche ai Termini

La Società si riserva il diritto di modificare i presenti Termini. Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina con aggiornamento della data di “Ultimo aggiornamento”.

In caso di modifiche sostanziali, l'utente sarà avvisato tramite email o notifica sulla piattaforma con un preavviso di almeno 30 giorni. Qualora l'utente non intenda accettare le modifiche, potrà recedere dal contratto senza penali entro la data di entrata in vigore dei nuovi Termini, secondo le modalità previste dall'art. 16.3.

L'uso continuativo del Servizio dopo l'entrata in vigore delle modifiche costituisce accettazione dei Termini aggiornati.

Per modifiche non sostanziali (correzioni formali, chiarimenti, adeguamenti normativi), la pubblicazione su questa pagina costituisce notifica sufficiente.

19. Forza maggiore

La Società non sarà responsabile per ritardi o inadempimenti nell'erogazione del Servizio dovuti a cause di forza maggiore, intese come eventi al di fuori del ragionevole controllo della Società, ivi inclusi, a titolo esemplificativo: calamità naturali, pandemie, atti di guerra o terrorismo, provvedimenti governativi, interruzioni delle reti di telecomunicazione o elettriche, guasti, interruzioni o indisponibilità dei servizi di fornitori terzi di cui la Società si avvale (quali hosting, infrastrutture cloud, fornitori di modelli di intelligenza artificiale), attacchi informatici di portata eccezionale.

In caso di forza maggiore, gli obblighi della Società saranno sospesi per tutta la durata dell'evento. La Società si impegna a informare tempestivamente l'utente e ad adottare ogni ragionevole misura per ripristinare il Servizio nel più breve tempo possibile.

Qualora l'evento di forza maggiore si protragga per un periodo superiore a 60 giorni continuativi, ciascuna delle parti potrà recedere dal contratto senza penali, dandone comunicazione scritta all'altra parte.

20. Legge applicabile e foro competente

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana.

In caso di controversia derivante dai presenti Termini o dall'utilizzo del Servizio, le parti si impegnano a esperire un tentativo di mediazione presso un organismo di mediazione iscritto nel registro del Ministero della Giustizia, con sede nella provincia di Varese, prima di adire l'autorità giudiziaria.

Qualora il tentativo di mediazione non si concluda con un accordo entro 30 giorni dal deposito della domanda, ovvero in caso di mancata adesione di una delle parti, sarà competente in via esclusiva il Foro di Busto Arsizio (VA).

21. Separabilità

Qualora una qualsiasi disposizione dei presenti Termini sia ritenuta invalida o inapplicabile, tale disposizione sarà limitata o eliminata nella misura minima necessaria, e le restanti disposizioni rimarranno pienamente valide ed efficaci.

22. Rinuncia

La mancata applicazione da parte della Società di qualsiasi diritto o disposizione dei presenti Termini non costituisce una rinuncia a tale diritto o disposizione. Una rinuncia a un termine in una determinata occasione non sarà considerata una rinuncia continua o futura.

23. Cessione del contratto

L'utente non può cedere, trasferire o delegare a terzi i diritti o gli obblighi derivanti dai presenti Termini, né il proprio account, senza il previo consenso scritto della Società.

La Società potrà cedere i presenti Termini, in tutto o in parte, a società controllate, collegate o a terzi nell'ambito di operazioni di fusione, acquisizione, scissione o cessione di ramo d'azienda, dandone comunicazione all'utente entro 30 giorni dal perfezionamento dell'operazione. In tal caso, i diritti e gli obblighi dell'utente restano invariati.

24. Contatti

Per qualsiasi domanda relativa ai presenti Termini del servizio, è possibile contattarci all'indirizzo:

• Sede legale: Via Varzi 6, Busto Arsizio (VA)
• Sede operativa: Vicolo della Assunta 5, Busto Arsizio (VA)
• Email: info@ikiweb.it
• Web: ikiweb.it