Knowledge Base — IKIbrain Docs

Cos'è una Knowledge Base

La Knowledge Base (KB) è l'insieme di tutte le informazioni che il tuo chatbot utilizza per rispondere alle domande dei visitatori. Puoi pensarla come la "memoria" del bot: tutto ciò che sa, lo sa perché tu glielo hai insegnato attraverso la KB.

Se un visitatore fa una domanda su un argomento che non è presente nella KB, il bot non avrà le informazioni necessarie per rispondere in modo accurato. Al contrario, se la KB contiene informazioni chiare, complete e ben organizzate, il bot sarà in grado di fornire risposte precise e utili.

In sintesi: la qualità delle risposte del bot dipende direttamente dalla qualità della tua Knowledge Base. Un bot con una KB curata risponde bene; un bot con una KB confusa o incompleta risponde male.

Come funziona la ricerca

Quando un visitatore fa una domanda, il bot non cerca parole esatte come farebbe un motore di ricerca tradizionale. Utilizza invece una tecnologia chiamata ricerca semantica: comprende il significato della domanda e cerca nella KB i passaggi più pertinenti.

Questo significa che:

Se un visitatore chiede "A che ora aprite?" e nella KB c'è scritto "L'orario di apertura è dalle 9 alle 18", il bot troverà l'informazione anche se le parole sono diverse
Non serve prevedere ogni possibile formulazione di una domanda — il bot capisce le varianti
Però, l'informazione deve essere presente da qualche parte nella KB: il bot non può inventare risposte

Una volta trovati i passaggi più rilevanti, il bot li usa come base per comporre una risposta in linguaggio naturale, adattandola al tono e allo stile che hai configurato.

I tipi di contenuto

La KB di IKIbrain supporta sei tipi di contenuto, ciascuno adatto a situazioni diverse:

Pagine Web

Pagine importate direttamente dal tuo sito web. Ideali per pagine prodotto, FAQ del sito, articoli del blog, pagine "Chi siamo". Puoi importare una singola pagina o scansionare un'intera sezione del sito.

Files

Documenti caricati (PDF, DOCX, TXT, PPTX, CSV). Ideali per manuali, cataloghi, brochure, listini prezzi — contenuti che esistono già in formato documento. Il sistema li suddivide automaticamente in blocchi di testo che il bot può consultare.

Privacy dei file: I file caricati sono conservati in un archivio cloud privato e non sono mai accessibili pubblicamente. Solo gli utenti con accesso al pannello di quel bot possono scaricare il file originale, tramite un link temporaneo che scade dopo 10 minuti. I visitatori del widget non possono accedere ai file caricati — ricevono solo il testo che il bot estrae da essi.

Snippet

Note di testo scritte direttamente nel pannello. Ideali per informazioni che non esistono in nessun documento o pagina web: orari di apertura, contatti, istruzioni specifiche, politiche aziendali, risposte a domande particolari.

Q&A

Coppie domanda-risposta. A differenza degli altri contenuti, quando il bot trova una corrispondenza con una Q&A restituisce la risposta esatta che hai scritto, senza rielaborarla. Ideali per informazioni che devono essere precise al 100%: prezzi, termini legali, contatti.

Media

Immagini e video (YouTube/Vimeo) che il bot può mostrare durante la conversazione. Il bot decide quando mostrarli in base al contesto d'uso che associ a ciascun media.

Prodotti

Catalogo prodotti importato automaticamente dal tuo negozio (WooCommerce, Shopify o IKIshop). Ogni prodotto viene indicizzato così il bot può rispondere su nome, prezzo, disponibilità e dettagli. A differenza degli altri tipi di contenuto, i prodotti sono in sola lettura: si gestiscono nel negozio e qui vengono solo sincronizzati. Questo tipo di contenuto è disponibile solo per i chatbot e-commerce collegati a un negozio.

Quale tipo usare? Quando l'informazione esiste già in un documento, usa Files. Quando è su una pagina web, usa Pagine Web. Quando non esiste da nessuna parte, crea uno Snippet. Quando la risposta deve essere esatta parola per parola, usa una Q&A.

Varianti e Knowledge Base

Se il tuo bot utilizza le varianti, la Knowledge Base è condivisa tra il bot principale e tutte le sue varianti. Tuttavia, per Files, Snippet, Q&A e Media puoi creare contenuti esclusivi di una variante usando il selettore "Ambito" in cima alla pagina.

Le Pagine Web sono sempre condivise tra tutte le varianti
Files, Snippet, Q&A e Media possono essere condivisi o esclusivi di una variante

I pulsanti "Svuota tutti" eliminano tutti i contenuti di quel tipo, compresi quelli esclusivi di tutte le varianti — non solo quelli attualmente visibili.

Come preparare i documenti

Il modo in cui prepari i contenuti prima di caricarli ha un impatto enorme sulla qualità delle risposte. Ecco le regole fondamentali:

Documenti ben focalizzati

Preferisci documenti piccoli e specifici piuttosto che un unico PDF enorme con tutto dentro. Un documento di 5 pagine su un singolo argomento produce risultati migliori di un documento di 200 pagine che copre tutto lo scibile della tua attività.

Testo chiaro e ben strutturato

Documenti con titoli, sottotitoli e paragrafi ben definiti producono risultati migliori. Evita blocchi di testo senza formattazione: l'intelligenza artificiale che alimenta il sistema funziona meglio quando può identificare blocchi logici di informazione.

Aggiungi titoli e note descrittive

Quando carichi un file o importi una pagina web, può essere utile aggiungere un titolo descrittivo e delle note che spieghino il contenuto o diano informazioni aggiuntive sulla sorgente. Questo aiuta il bot a capire il contesto e a trovare velocemente l'informazione giusta al momento giusto.

PDF: consigli per risultati migliori

La tecnologia OCR integrata in IKIbrain è in grado di comprendere il layout visivo delle pagine, incluse tabelle e colonne multiple. Tuttavia, alcuni tipi di contenuto possono dare risultati imperfetti:

Tabelle molto complesse con celle unite, annidate o con strutture irregolari potrebbero non essere ricostruite correttamente
Diagrammi, frecce e rimandi grafici — il sistema estrae il testo presente, ma non ricostruisce le relazioni visive (es. “A punta a B” o il significato di frecce e leggende)
PDF da scansione di bassa qualità o con testo scritto a mano possono produrre risultati imprecisi — se possibile, preferisci sempre PDF con testo selezionabile

Per i migliori risultati, preferisci documenti con una struttura chiara e contenuti prevalentemente testuali.

Rimuovi il superfluo

Prima di caricare un documento, rimuovi le parti che non servono: copertine, indici, pagine bianche, sezioni non pertinenti (es. credits, prefazioni, ecc.). Meno "rumore" c'è, più precise saranno le risposte.

Evitare le contraddizioni

Questa è una delle regole più importanti: i contenuti della KB non devono contraddirsi tra loro.

Se un documento dice che un servizio costa 100€ e un altro documento dice che lo stesso servizio costa 150€, il bot si troverà di fronte a informazioni contrastanti e potrebbe dare una risposta sbagliata o confusa.

Le situazioni più comuni

Versioni obsolete — hai caricato un listino del 2024 e poi quello del 2025, ma non hai rimosso il vecchio. Il bot potrebbe citare i prezzi sbagliati
Contenuti duplicati — la stessa informazione è presente in un file PDF, in una pagina web e in uno snippet, ma con dettagli leggermente diversi
Informazioni parziali — un documento parla di un prodotto in modo generico, un altro lo descrive in dettaglio con specifiche diverse

Come prevenire le contraddizioni

Quando aggiorni un documento, elimina sempre la versione precedente prima di caricare quella nuova
Evita di inserire la stessa informazione in più posti — scegli un'unica fonte autorevole per ogni dato
Se hai dubbi, fai una domanda al bot e verifica quale fonte cita nella risposta
Usa la sezione Performance per individuare risposte incoerenti

Regola d'oro: per ogni informazione, deve esistere una sola versione nella KB. Se un dato cambia, aggiorna la fonte originale e rimuovi le versioni obsolete.

Cosa NON mettere nella KB

Tutto ciò che carichi nella Knowledge Base diventa conoscenza del bot: può essere usato per rispondere a qualsiasi visitatore. Questo significa che devi pensare attentamente a cosa inserisci, perché il bot non distingue tra informazioni che vuoi condividere e informazioni che preferiresti tenere riservate.

Ricorda sempre: non caricare mai nella KB nessuna informazione che non vorresti fosse comunicata a un tuo cliente o ad un visitatore del tuo sito web.

Documenti riservati o interni

Contratti con fornitori, listini di acquisto, verbali di riunione, organigrammi, note interne, bozze. Se un cliente chiede "quanto pagate il vostro fornitore?" o "chi è il responsabile di...", il bot potrebbe rispondere usando queste informazioni.

Dati personali

Se un documento contiene nomi, email, numeri di telefono o altri dati personali (ad esempio una lista clienti o un foglio presenze), il bot potrebbe rivelarli nelle risposte. Oltre al danno reputazionale, questo può creare problemi di conformità al GDPR.

Scansioni e file di bassa qualità

Non caricare scansioni o file scarsamente leggibili o di bassa qualità. Il risultato dell'elaborazione sarà imprevedibile: il bot potrebbe citare testo corrotto, parziale o incomprensibile nelle sue risposte.

Contenuti con informazioni temporanee

Fai attenzione a documenti che contengono frasi come "la promozione è attiva questo mese" o "fino a fine anno" senza specificare date precise. Quando la promozione scade, il bot continuerà a proporla come se fosse ancora valida. Se carichi contenuti con scadenze, ricordati di aggiornarli o rimuoverli al momento opportuno.

Contenuti in più lingue

Non caricare lo stesso contenuto tradotto in lingue diverse: sarebbe un errore. Il bot è in grado di rispondere in qualsiasi lingua indipendentemente dalla lingua dei contenuti nella KB. Caricare duplicati in più lingue introduce rumore e aumenta il rischio di contraddizioni tra versioni.

Carica i contenuti una sola volta, nella lingua originale. Il bot si occuperà di rispondere nella lingua del visitatore.

Qualità vs quantità

Un errore comune è pensare che più contenuti = bot più bravo. In realtà è il contrario: caricare grandi quantità di contenuti irrilevanti o di bassa qualità peggiora notevolmente le risposte.

Perché la quantità eccessiva è un problema?

Quando il bot cerca nella KB, deve trovare i contenuti più rilevanti tra tutti quelli disponibili. Se la KB contiene molto "rumore" (contenuti vaghi, duplicati, o non pertinenti), il bot non "capisce" come una persona: seleziona i contenuti che gli sembrano più pertinenti alla domanda: se i contenuti sono confusi o ridondanti, aumenta il rischio di scegliere quello sbagliato.

Cosa caricare

Informazioni che i tuoi clienti chiedono davvero — consulta le sezioni Performance e Argomenti per capire cosa cercano
Contenuti aggiornati e accurati — un listino vecchio di 5 anni fa più danni che benefici
Testi chiari e diretti — il linguaggio di marketing con poca sostanza non aiuta il bot a fornire risposte utili

Mantenere la KB aggiornata

Una KB non è qualcosa che si configura una volta e poi si dimentica. Le informazioni cambiano: prezzi, orari, prodotti, politiche. Un bot che dà informazioni obsolete è peggio di un bot che dice "non lo so".

Routine di manutenzione

Controlla la sezione Performance almeno una volta a settimana: ti mostra le domande a cui il bot non sa rispondere bene e le sorgenti più deboli
Aggiorna i contenuti quando le informazioni cambiano (listini, orari, servizi, ecc.)
Rimuovi i contenuti obsoleti — un vecchio catalogo con prezzi sbagliati può fare danni
Controlla gli Argomenti per scoprire nuovi topics che gli utenti chiedono e a cui il bot non è ancora preparato

Segnali che la KB ha bisogno di attenzione

Molte interazioni a bassa confidenza nella sezione Performance
La stessa domanda appare ripetutamente tra le interazioni da migliorare
I clienti lasciano feedback negativi (pollice giù)
Il bot risponde con informazioni obsolete