Privacy Policy

1. Chi siamo

Il titolare del trattamento è IKIweb Internet Media S.r.l., Via Varzi 6, 21052 Busto Arsizio (VA), Italia — P.IVA 02848390122 (“IKIweb” o “noi”). Questa informativa riguarda chi visita il sito ikibrain.ai, chi ci contatta e i nostri clienti. I dati di contatto completi sono in fondo alla pagina.

2. Quali dati trattiamo e perché

2.1 Se visiti il sito

• Dati: indirizzo IP, tipo di browser, pagine visitate, data e ora di accesso, dati diagnostici.
• Perché: far funzionare il sito, proteggerlo da abusi e attacchi, elaborare statistiche aggregate.
• Base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR).
• Per quanto: il tempo necessario alla sicurezza e alle statistiche; i dati resi anonimi possono essere conservati a fini statistici.

Cookie, statistiche senza cookie (Matomo) e cookie di marketing (Leadinfo, solo con il tuo consenso, base giuridica art. 6.1.a) sono descritti nella Cookie Policy.

2.2 Se ci scrivi tramite i moduli del sito

• Dati: quelli che inserisci (nome, email, telefono, azienda, sito web, piano di interesse, messaggio).
• Perché: risponderti e, se lo chiedi, prepararti un preventivo.
• Base giuridica: misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b); legittimo interesse a rispondere (art. 6.1.f).
• Per quanto: il tempo necessario a gestire la richiesta; se diventi cliente, si applica il punto 2.4.

2.3 Se usi l’assistente AI di questo sito

• Dati: i messaggi della conversazione, data e ora, indirizzo IP (per sicurezza e prevenzione degli abusi), informazioni su dispositivo e browser, e i dati che scegli di darci (ad esempio nome o email).
• Perché: rispondere alle tue domande sul servizio e ricontattarti, se lo chiedi.
• Base giuridica: misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b); legittimo interesse a rispondere (art. 6.1.f).
• Per quanto: le conversazioni vengono cancellate automaticamente dopo 180 giorni; i dati per ricontattarti, per il tempo necessario a farlo.

Le risposte dell’assistente sono solo informative: non prendono decisioni automatizzate che abbiano effetti giuridici su di te (art. 22 GDPR). Ti chiediamo di non inserire nella chat dati sensibili, come quelli sulla salute (art. 9 GDPR).

2.4 Se sei nostro cliente

• Dati: nome e email dei referenti e degli utenti abilitati, ragione sociale, P.IVA, dati di fatturazione, dati di accesso e utilizzo della piattaforma.
• Perché: attivare e gestire l’account, erogare il servizio, fatturare, inviarti comunicazioni di servizio (avvisi tecnici, aggiornamenti, sicurezza).
• Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b); legittimo interesse per la gestione dei referenti aziendali (art. 6.1.f); obblighi fiscali (art. 6.1.c).
• Per quanto: per tutta la durata del contratto e 90 giorni dopo, per permetterti di esportare i dati o riattivare l’abbonamento; i dati di fatturazione per 10 anni, come richiesto dalla normativa fiscale.

Pagamenti. I pagamenti con carta sono gestiti da Stripe, che tratta i dati della carta come titolare autonomo: noi riceviamo solo l’esito del pagamento e i dati necessari alla fatturazione, e non conserviamo numeri di carta. In alternativa si può pagare con bonifico su preventivo.

Comunicazioni commerciali. Possiamo scriverti per presentarti servizi analoghi a quelli che usi (art. 130, c. 4, Codice Privacy); in ogni altro caso solo con il tuo consenso. Puoi disiscriverti in qualsiasi momento.

I contenuti che carichi per configurare il tuo assistente e le conversazioni con i tuoi visitatori li trattiamo per tuo conto, secondo il DPA (sezione 4).

2.5 In tutti i casi

Possiamo trattare i dati anche per adempiere a obblighi di legge (art. 6.1.c) e per prevenire frodi o abusi e difendere i nostri diritti (art. 6.1.f). Le copie di backup vengono cancellate automaticamente dopo 60 giorni.

I dati segnalati come obbligatori nei moduli o necessari per il contratto servono a dare seguito alla richiesta: senza di essi non possiamo farlo. Tutti gli altri sono facoltativi.

3. A chi affidiamo i dati

Ai dati accedono solo il nostro personale autorizzato, i consulenti per gli adempimenti contabili e fiscali, le autorità quando la legge lo richiede e i fornitori che ci aiutano a erogare il sito e il servizio. I fornitori trattano i dati per nostro conto e secondo le nostre istruzioni, tranne Stripe, che è titolare autonomo.

I fornitori di intelligenza artificiale non usano i dati per addestrare i propri modelli; possono conservarli per un periodo limitato solo per controlli anti-abuso, secondo i rispettivi contratti.

Trasferimenti fuori dall’UE. Alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti o in altri Paesi fuori dallo Spazio Economico Europeo. In questi casi il trasferimento si basa su decisioni di adeguatezza della Commissione Europea (come l’EU-US Data Privacy Framework), su clausole contrattuali standard o su altre garanzie previste dall’art. 46 GDPR. Per maggiori informazioni sui trasferimenti scrivici a info@ikiweb.it.

4. Se usi l’assistente AI sul sito di un nostro cliente

Quando usi un assistente IKIbrain sul sito, nell’app o nella chat (anche via QR code o link) di un’altra azienda, il titolare dei tuoi dati è quell’azienda: è lei a decidere come vengono usati e a fornirti la sua informativa privacy. Noi forniamo la tecnologia e trattiamo i dati solo per suo conto, come responsabile del trattamento, secondo il DPA.

Per conto dell’azienda trattiamo i messaggi della conversazione, data e ora, l’indirizzo IP, le informazioni su dispositivo e browser e i dati che scegli di fornire. Non li usiamo per scopi nostri né per addestrare modelli di intelligenza artificiale. Tempi di conservazione, fornitori e misure di sicurezza sono indicati nel DPA; per esercitare i tuoi diritti rivolgiti all’azienda. Se le richieste arrivano a noi, le inoltriamo a lei.

5. I tuoi diritti

Puoi chiederci in qualsiasi momento di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento o riceverli in un formato portabile (artt. 15–20 GDPR). Puoi opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse, compreso il marketing (art. 21), e revocare un consenso dato, senza effetti sui trattamenti già svolti.

Scrivi a info@ikiweb.it: rispondiamo entro un mese, prorogabile di due mesi per richieste complesse, avvisandoti. Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

6. Sicurezza, minori e modifiche

Proteggiamo i dati con misure tecniche e organizzative adeguate ai rischi (art. 32 GDPR). La piattaforma IKIbrain è destinata a un’utenza professionale.

Se aggiorniamo questa informativa, pubblichiamo la nuova versione su questa pagina con la data aggiornata; ai clienti comunichiamo le modifiche importanti via email o nella piattaforma.

7. Contatti

• Società: IKIweb Internet Media S.r.l. — P.IVA 02848390122
• Sede legale: Via Varzi 6, 21052 Busto Arsizio (VA), Italia
• Sede operativa: Vicolo della Assunta 5, Busto Arsizio (VA)
• Email: info@ikiweb.it
• Web: ikiweb.it