Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è IKIweb Internet Media s.r.l., con sede legale in Via Varzi 6, Busto Arsizio (VA), Italia — P.IVA 02848390122 (di seguito “la Società”, “noi” o “nostro”).

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattarci all'indirizzo: info@ikiweb.it.

2. In cosa consiste il Servizio

IKIbrain è una piattaforma che consente ai Clienti di creare assistenti virtuali (chatbot) basati su intelligenza artificiale, addestrati sui contenuti forniti dal Cliente stesso, e di renderli accessibili ai propri utenti attraverso più canali. Il Servizio IKIbrain comprende:

• il sito web ikibrain.ai;
• la piattaforma applicativa app.ikibrain.ai, dalla quale il Cliente configura e gestisce i propri assistenti;
• il widget conversazionale integrato nel presente sito web;
• il widget conversazionale integrabile nei siti web e nelle applicazioni dei Clienti;
• le chat standalone accessibili mediante QR code o link diretto;
• qualsiasi altro servizio correlato fornito da IKIbrain.

Nella presente informativa, ogni riferimento al “Servizio” si intende riferito, complessivamente, a tutti i canali sopra elencati.

3. Ambito di applicazione

La presente Privacy Policy si applica al trattamento dei dati personali effettuato attraverso il Servizio, in tutti i canali descritti al punto 2.

IKIbrain è un servizio destinato a professionisti e imprese, che lo utilizzano nell'ambito della propria attività professionale o imprenditoriale. I rapporti contrattuali con i Clienti sono regolati dai Termini del servizio.

La presente informativa descrive quali dati raccogliamo, per quali finalità e su quali basi giuridiche li trattiamo (si veda il punto 6). I dati raccolti sono utilizzati esclusivamente per fornire, mantenere sicuro e migliorare il Servizio, nonché per adempiere agli obblighi di legge. Quando il widget o la chat sono integrati nel sito di un Cliente, i ruoli e le responsabilità nel trattamento sono descritti al punto 10.

4. Definizioni

• Dati Personali: qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile.
• Dati di Utilizzo: dati raccolti automaticamente durante l'uso del Servizio (es. indirizzo IP, pagine visitate, durata della sessione).
• Cookie: piccoli file di testo memorizzati sul dispositivo dell'utente.
• Titolare del trattamento: la persona fisica o giuridica che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei Dati Personali (la Società).
• Responsabile del trattamento: persona fisica o giuridica che tratta i Dati Personali per conto del Titolare.
• Interessato: la persona fisica a cui si riferiscono i Dati Personali.
• Cliente: il professionista o l'impresa che utilizza il Servizio IKIbrain.
• Visitatore: l'utente finale che interagisce con il chatbot IKIbrain, sia integrato nel sito del Cliente sia presente sul sito ikibrain.ai.

5. Dati raccolti

5.1 Dati forniti dal Cliente

Durante l'attivazione e l'utilizzo del Servizio, raccogliamo:

• Nome e cognome del referente
• Indirizzo email
• Ragione sociale e P.IVA
• Dati di fatturazione
• Contenuti caricati per l'addestramento del chatbot (pagine web, documenti, FAQ, testi)

5.2 Dati di utilizzo

Raccogliamo automaticamente dati tecnici durante l'utilizzo del Servizio:

• Indirizzo IP
• Tipo e versione del browser
• Pagine visitate e tempo di permanenza
• Data e ora di accesso
• Identificatori univoci del dispositivo
• Dati diagnostici

5.3 Dati delle conversazioni (chatbot)

Quando un Visitatore interagisce con il chatbot IKIbrain — tramite il widget integrato nel sito del Cliente o la chat standalone accessibile mediante QR code o link diretto — raccogliamo:

• Testo dei messaggi scambiati nella conversazione
• Data, ora e durata della conversazione
• Indirizzo IP del Visitatore (in forma anonimizzata)
• Informazioni sul dispositivo e browser del Visitatore
• Eventuali dati personali volontariamente forniti dal Visitatore nella chat (nome, email, telefono)

Le stesse categorie di dati vengono raccolte quando l'utente interagisce con il chatbot presente sul sito ikibrain.ai, ad esempio per richiedere informazioni sul Servizio. In questo caso il Titolare del trattamento è la Società e si applica integralmente la presente informativa.

Nota importante: il Cliente che utilizza IKIbrain sul proprio sito/app è responsabile di informare i propri Visitatori sulla presenza del chatbot e sul trattamento dei dati tramite una propria informativa privacy conforme alla normativa vigente.

5.4 Cookie e tecnologie di tracciamento

Utilizziamo cookie e tecnologie simili per il funzionamento del Servizio, la memorizzazione delle preferenze e l'analisi dell'utilizzo.

Tipologie di cookie utilizzati:

• Cookie tecnici (necessari): indispensabili per il funzionamento del Servizio, l'autenticazione e la sicurezza.
• Cookie di preferenza: memorizzano le impostazioni e le preferenze dell'utente.
• Statistiche di utilizzo: sul sito ikibrain.ai utilizziamo la piattaforma di analisi Matomo in modalità senza cookie (cookieless) e con indirizzo IP anonimizzato: i dati raccolti sono aggregati e non consentono l'identificazione dei visitatori.
• Cookie di lead generation (marketing): sul sito ikibrain.ai, esclusivamente previo consenso espresso tramite il banner, utilizziamo il servizio Leadinfo per identificare le aziende che visitano il sito a fini commerciali B2B. Per i dettagli si rinvia alla Cookie Policy.

Il widget conversazionale e le chat standalone non utilizzano cookie: per il funzionamento della conversazione (es. mantenimento della sessione) viene utilizzato esclusivamente un identificatore tecnico memorizzato nel browser. Non vengono utilizzati strumenti di profilazione o di marketing.

Per informazioni dettagliate sui singoli cookie e sulla gestione delle preferenze si rinvia alla Cookie Policy. La disattivazione di alcuni cookie potrebbe compromettere il funzionamento del Servizio.

6. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I Dati Personali sono trattati per le finalità indicate di seguito, ciascuna fondata sulla relativa base giuridica (art. 6 GDPR):

7. Natura del conferimento e decisioni automatizzate

Il conferimento dei dati identificativi, di contatto e di fatturazione del Cliente è necessario per la conclusione e l'esecuzione del contratto: il mancato conferimento comporta l'impossibilità di attivare o erogare il Servizio.

Il conferimento di dati personali da parte dei Visitatori nelle conversazioni con il chatbot è facoltativo: il mancato conferimento non impedisce l'utilizzo della chat, ma potrebbe limitare la possibilità di ricevere risposte personalizzate o di essere ricontattati.

Il Servizio non comporta processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici sugli interessati o che incidano in modo analogo significativamente sulla loro persona, ai sensi dell'art. 22 GDPR. Le risposte generate dal chatbot hanno natura meramente informativa.

8. Conservazione dei dati

I Dati Personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti:

• Dati dell'account: per tutta la durata del rapporto contrattuale e per 60 giorni successivi alla cancellazione dell'account, per consentire l'eventuale esportazione.
• Dati di fatturazione: per 10 anni dalla data dell'operazione, come previsto dalla normativa fiscale italiana.
• Contenuti di addestramento (knowledge base): per la durata dell'abbonamento. Alla cessazione, i contenuti e i relativi indici vettoriali vengono eliminati entro 60 giorni.
• Dati delle conversazioni: per il periodo di conservazione concordato con il Cliente in sede contrattuale (60, 90 o 180 giorni su base continuativa, oppure per l'intera durata dell'abbonamento), configurato dalla Società nell'applicativo. Alla cessazione del contratto, le conversazioni non ancora scadute restano disponibili per l'esportazione e vengono eliminate entro 60 giorni, al pari degli altri dati dell'account.
• Dati di utilizzo e analytics: in forma aggregata e anonimizzata, senza limiti di tempo.

9. Comunicazione e trasferimento dei dati

9.1 Destinatari dei dati

I Dati Personali possono essere comunicati a:

• Personale autorizzato della Società, nell'ambito delle proprie mansioni
• Fornitori di servizi terzi che operano per conto della Società, vincolati da accordi di trattamento dati (DPA), in qualità di responsabili o sub-responsabili a seconda del ruolo di IKIweb descritto al punto 10
• Autorità competenti, ove richiesto dalla legge

9.2 Fornitori terzi che trattano dati per nostro conto

Il Servizio si avvale dei seguenti fornitori terzi per l'erogazione delle proprie funzionalità. Tali fornitori trattano i dati per nostro conto in qualità di responsabili del trattamento — ovvero di sub-responsabili, quando IKIweb agisce a sua volta come Responsabile per conto del Cliente (punto 10.2):

L'elenco aggiornato dei fornitori è disponibile su richiesta contattando info@ikiweb.it.

Trattamento da parte dei fornitori AI: i contenuti caricati nella knowledge base e i dati delle conversazioni elaborati tramite le API di OpenAI e Mistral AI non vengono utilizzati da tali fornitori per addestrare i propri modelli di intelligenza artificiale, conformemente alle rispettive policy commerciali sulle API. I dati possono essere conservati per un periodo limitato dai fornitori esclusivamente a fini di monitoraggio anti-abuso, secondo i termini contrattuali applicabili.

9.3 Trasferimento dei dati extra-UE

Alcuni dei nostri fornitori hanno sede negli Stati Uniti o in altri Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). In tali casi, il trasferimento dei dati avviene sulla base di:

• Decisioni di adeguatezza della Commissione Europea (es. EU-US Data Privacy Framework)
• Clausole contrattuali standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea
• Altre garanzie appropriate previste dal GDPR (art. 46)

10. Ruoli nel trattamento dei dati

10.1 IKIweb come Titolare

Per i dati dei Clienti (attivazione, fatturazione, utilizzo della piattaforma IKIbrain) e per i dati delle conversazioni con il chatbot presente sul sito ikibrain.ai, la Società agisce in qualità di Titolare del trattamento.

10.2 IKIweb come Responsabile

Per i dati dei Visitatori che interagiscono con il chatbot IKIbrain integrato nel sito del Cliente, nonché per gli eventuali dati personali di terzi contenuti nei materiali caricati dal Cliente nella knowledge base, la Società agisce in qualità di Responsabile del trattamento per conto del Cliente, che rimane Titolare del trattamento.

Il rapporto tra IKIweb (Responsabile) e il Cliente (Titolare) è regolato da un Accordo sul trattamento dei dati (DPA — Data Processing Agreement), disponibile su richiesta.

Il Cliente è responsabile di:

• Informare i propri Visitatori sul trattamento dei dati tramite il chatbot
• Raccogliere eventuali consensi necessari
• Aggiornare la propria informativa privacy per includere il riferimento a IKIweb come Responsabile del trattamento

11. Diritti dell'interessato (GDPR)

Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), l'interessato ha il diritto di:

• Accesso (art. 15): ottenere conferma dell'esistenza di un trattamento e accedere ai propri Dati Personali.
• Rettifica (art. 16): ottenere la correzione di dati inesatti o l'integrazione di dati incompleti.
• Cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei propri dati, nei casi previsti dalla legge.
• Limitazione (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento in determinati casi.
• Portabilità (art. 20): ricevere i propri dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
• Opposizione (art. 21): opporsi al trattamento per motivi legittimi, incluso il trattamento per finalità di marketing diretto.
• Revoca del consenso: revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.

Per esercitare i propri diritti, l'interessato può contattarci all'indirizzo info@ikiweb.it. Risponderemo entro un mese dalla ricezione della richiesta; tale termine può essere prorogato di due mesi in caso di richieste particolarmente complesse o numerose, dandone comunicazione all'interessato (art. 12 GDPR).

L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente: il Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

12. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i Dati Personali da accessi non autorizzati, perdita, distruzione o alterazione, tra cui:

• Crittografia dei dati in transito (TLS/SSL) e a riposo
• Controllo degli accessi basato su ruoli
• Autenticazione sicura, con possibilità di attivare l'autenticazione a due fattori (2FA)
• Protezione contro tentativi di accesso non autorizzato (blocco automatico dell'account dopo ripetuti tentativi di login falliti)
• Backup regolari e ridondati
• Monitoraggio continuo dell'infrastruttura

Nessun sistema di trasmissione o archiviazione elettronica può garantire una sicurezza assoluta. Ci impegniamo tuttavia ad adottare le migliori pratiche del settore per proteggere i dati dei nostri Clienti.

13. Dati di pagamento

L'attivazione del Servizio avviene a seguito di contatto diretto con il Cliente e di emissione di un preventivo dedicato.

I pagamenti vengono effettuati di norma tramite bonifico bancario sulla base della fattura emessa dalla Società. Le coordinate bancarie e i dati di fatturazione del Cliente sono utilizzati esclusivamente per finalità contabili, fiscali e di gestione del rapporto contrattuale.

Su richiesta del Cliente, il pagamento può essere effettuato tramite strumenti elettronici (es. PayPal) mediante un link di pagamento. In tal caso, la transazione avviene direttamente sulla piattaforma del fornitore del servizio di pagamento, che tratta i dati in qualità di autonomo titolare del trattamento secondo la propria informativa privacy.

Non raccogliamo né memorizziamo numeri di carta di credito o credenziali di pagamento sui nostri sistemi.

14. Link a siti di terze parti

Il Servizio può contenere link a siti web o servizi non gestiti da noi. Non abbiamo alcun controllo sui contenuti, le politiche sulla privacy o le pratiche di tali siti. Consigliamo di consultare l'informativa privacy di ogni sito visitato.

15. Minori

Il Servizio è destinato a professionisti e imprese e non è rivolto a minori di 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente Dati Personali di minori. Se dovessimo venire a conoscenza di aver raccolto dati di un minore, provvederemo alla loro immediata cancellazione.

16. Modifiche alla Privacy Policy

Ci riserviamo il diritto di aggiornare la presente Privacy Policy periodicamente. Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina con aggiornamento della data di “Ultimo aggiornamento”.

In caso di modifiche sostanziali, informeremo i Clienti tramite email o notifica sulla piattaforma.

Invitiamo a consultare periodicamente questa pagina per essere sempre informati su come trattiamo i dati personali.

17. Contatti

Per qualsiasi domanda relativa alla presente Privacy Policy o al trattamento dei dati personali:

• Titolare del trattamento: IKIweb Internet Media s.r.l. — P.IVA 02848390122
• Sede legale: Via Varzi 6, Busto Arsizio (VA)
• Sede operativa: Vicolo della Assunta 5, Busto Arsizio (VA)
• Email: info@ikiweb.it
• Web: ikiweb.it